PT. TELKOM Sebelum dan Sesudah Menerapkan Knowledge Management System
A.Latar Belakang
Organisasi merupakan kumpulan manusia yang tumbuh, berkembang, berubah, bergabung dan membagi untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan. Artinya suatu organisasi ingin mendapatkan tujuan tertentu dengan cara mengerjakan segala sesuatu secara bersam-sama. Secara teoritis organisasi terdiri dari 3 bagian, yaitu perilaku, struktur dan proses.
Memasuki dunia bisnis dan menjalankan suatu usaha membutuhkan kemampuan dalam mengatur segala aspek yang terkait dengan bisnis yang akan dijalankan agar tujuan yang dinginkan dapat terwujud. Dalam hal ini adalah keinginan untuk meraih keberhasilan yanng disertai dengan besarnya keuntungan yang diperoleh. Namun, saat ini menjalankan bisnis merupakan suatu hal yang tidak mudah untuk dilakukan, mengingat tingginya tingkat persaingan yang ditandai dengan semakin banyaknya pelaku bisnis, walaupun bidang bisnis itu sendiri juga semakin meluas. Berbagai upaya dan strategi yang dilakukan oleh pelaku bisnis( perusahaan) agar mampu bertahan dalam dunia bisnis bahkan berupaya agar menjadi perusahaan dengan penguasaan terbesar.
Knowledge atau pengetahuan merupakan aset yang tak ternilai yang dimiliki oleh setiap individu. Pengetahuan yang dimiliki setiap individu pun berbeda-beda tergantung dari banyaknya informasi yang dimiliki individu tersebut. Pencapaian strategi bisnis suatu perusahan bisa berhasil jika terjadi pertukaran pengetahuan yang dilakukan dalam organisasi sehingga dengan bertambahnya pengetahuan diantara karyawan dalam suatu perusahaan kinerja karyawan dalam melakukan pekerjaannya berjalan dengan baik. Pertukaran pengetahuan ini akan berjalan dengan baik jika dikelola melalui knowledge management.
PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TELKOM) merupakan perusahaan penyelenggara informasi dan telekomunikasi (InfoComm) serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap (full service and network provider) yang terbesar di Indonesia. TELKOM menyediakan jasa telepon tidak bergerak kabel (fixed wire line), jasa telepon tidak bergerak nirkabel (fixed wireless), jasa telepon bergerak (cellular), data & internet dan network & interkoneksi baik secara langsung maupun melalui perusahaan asosiasi. PT telkom merupakan BUMN yang berhasil menerapkan knowledge management di dalam organisasinya. Hal ini terbukti dari beberapa penghargaan yang diperoleh PT Telkom atas keberhasilannya dalam mengelola knowledge management. PT telkom menerapkan knwoledge management dimulai tahun 2003 sehingga PT Telkom mampu melakukan inovasi-inovasi baru.
B.Gambaran Umum PT Telkom (Tbk)
Sejarah Berdirinya Perusahaan
PT TELKOM, Tbk adalah Suatu Badan Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang jasa Telekomunikasi. PT TELKOM menyediakan sarana dan jasa layanan Telekomunikasi dan informasi kepada masyarakat luas sampai kepelosok daerah di seluruh Indonesia. Sejarah PT. TELKOM di Indonesia pertama kali berawal dari sebuah badan usaha swasta penyediaan layanan pos dan telegrap yang didirikan kolonial Belanda pada tahun 1882. Pada tahun 1905 pemerintah kolonial Belanda mendirikan perusahaan Telekomunikasi sebanyak tiga puluh delapan perusahaan. Kemudian Pada tahun 1906 pemerintah Hindia Belanda membentuk suatu jawatan Pos, Telegrap dan Telepon (Post, Telegraph en Telephone Dienst/ PTT).
Pada tahun 1961 status jawatan diubah menjadi perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Kemudian pada tahun 1965 pemerintah memisahkannya menjadi perusahan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro) dan perusahaan Negara Telekomunikasi (PN Telekomunikasi). Pada tahun 1974 Perusahaan Negara Telekomunikasi disesuaikan menjadi perusahaan Umum Telekomunikasi (PERUMTEL) yang menyelenggarakan jasa Telekomunikasi Nasional dan Internasional.
Pada tahun 1980 Indonesia mendirikan suatu badan usaha untuk jasa Telekomunikasi Internasional yang bernama PT. Indonesian Satelite Corporation (INDOSAT) yang terpisah dari PERUMTEL. Pada tahun 1989 pemerintah Indonesia mengeluarkan UU No.3/ 1989 mengenai Telekomunikasi, yang isinya tentang peran swasta dalam penyelenggaraan Telekomunikasi. Pada tahun
1991 PERUMTEL berubah bentuk menjadi perusahaan perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia berdasarkan PP No.25/ 1991 sampai sekarang. Perubahan di lingkungan PT. TELKOM Indonesia, Tbk terus berlanjut mulai dari perusahan jawatan sampai perusahaan public. Perubahan-perubahan besar terjadi pada tahun 1995 meliputi (1) Restrukturisasi Internal; (2) Kerjasama Internal; (3) Intial Publik Offering (IPO). Jenis usaha PT. TELKOM Indonesia, Tbk adalah penyelenggara jasa Telekomunikasi dalam negeri dan bidang usaha terkait seperti jasa sistem Telepon Bergerak (STBS) sirkuit pelanggan, teleks, penyewaan transpoder satelit, VSAT (Verry Small Apenture Terminal) dan jasa nilai tambah tertentu.
Pada tanggal 1 Juli 1995 organisasi PT. TELKOM Indonesia, Tbk berhasil menrekstruktur jenis jasa Telekomunikasi menjadi tujuh divisi regional dan satu divisi network yang keduanya mengelola bidang usaha utama. Divisi regional sebagai pengganti struktur WITEL yang memiliki daerah teritorial tertentu, namun hanya menyelenggarakan jasa telepon lokal dan mendapat bagian dari jasa SLJJ dan SLI. Divisi network menyelenggarakan jasa Telekomunikasi jarak jauh.
Unit-unit bisnis PT. TELKOM Indonesia, Tbk terdiri dari Divisi, Centre, Yayasan dan Anak Perusahaan. Adapun divisi yang tersedia di PT. TELKOM yaitu:
1. Divisi Long Distance
2. Carrier dan Interconnection Service
3. Divisi Multimedia
4. Divisi Fixed Wireless Network
5. Enterprise Service
6. Divisi Regional I – Sumatera
7. Divisi Regional II – Jakarta
8. Divisi Regional III – Jawa Barat
9. Divisi Regional IV – Jawa Tengah dan Yogyakarta
10. Divisi Regional V- Jawa Timur
11. Divisi Regional VI – Kalimantan
12. Divisi Regional VII – Kawasan Timur Indonesia
13. Maintenance Service Centre
14. Training Centre
15. Carrier Development Support Centre
16. Management Consulting Centre
17. Construction Centre
18. I/ S Centre
19. R and D Centre
20. Community Development Centre (CDC)
Visi dan Misi PT. TELKOM
•Visi
1.“ To become a leading InfoCom player in the region ”.
Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara,Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.
2.To be dominant infoCom player in the region and having strong brand equit artinya menjadi penyedia layanan infocom yang paling dominant di Sumatera dan menjadi atau penyampai brand di bidang jasa Telekomunikasi.
•Misi
1.PT. TELKOM Indonesia, Tbk berupaya memberikan pelayanan One Stop InfoCom yang berkualitas tinggi dengan menetapkan system management modern yang dominan pada kepuasan para pelanggan dengan harga yang kompetitif.
2.TELKOM Indonesia, Tbk memberikan layanan yang terbaik dengan mengoptimalkan SDM yang unggul melalui manajemen modern (TQM) dan melakukan setiap kegiatan dengan teknologi yang bersifat komputerisasi.
3.Melakukan kerjasama dengan Share Holder (pemegang saham) yang saling menguntungkan secara Win-win solution melalui Business partner yang sinergi.
C.Sebelum Menggunakan Knowledge Management System
Sebelum menggunakan Knowledge Management System, segala hal yang dilakukan karyawan dalam perusahaan tersebut sangat tidak efektif. Arus informasi yang terjadi di internal perusahaan terjadi begitu lambat dan kurang efisien. Juga proses edukasi dari pengelola SDM kepada karyawan menjadi lebih sulit. Disamping itu biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas dan knowledge SDM Tidak maksimal dan efisien.
Dalam perjalanan perusahaan sebelum menerapkan manajemen pengetahuan ini sering kehilangan key person yang menyebabkan hilangnya kemampuan sebuah perusahaan tersebut mengelola perusahaannya. Manajemen kurang bisa mendapat informasi yang lebih akurat untuk analisis dan mengambil keputusan. Hal inipun diikuti oleh tidak berkembangnya ide dari setiap karyawan pada bisnis perusahaan.
Perusahaan PT.Telkom ini sebelum mengenal manajemen pengetahuan tidak bisa atau tidak mampu untuk berbagi info tentang aktivitas perusahaan baik itu kepada pelanggan(konsumen),Pengelola SDM perusahaan, maupun kepada para pekerja yang ada dan bekerja di perusahaan tersebut. Sulit bersaing secara kompetitif dengan perusahaan yang menjadi lawan bisnisnya yaitu provider-provider dari perusahaan lain.
Sebelumnya perusahaan sangat sulit untuk mendapatkan informasi yang relevan yang mereka perlukan mengenai kegiatan administrative dan sumberdaya manusia perusahaan. Penguatan kepemimpinan dan budaya pada PT. TELKOM seperti budaya inovasi, modal intelektual, berbagi pengetahuan, pembelajaran organisasi dan pengetahuan pelanggan sangat kurang.
Pada saat itu karyawan tidak dapat berbagi informasi dan pengetahuan secara bebas yang terkait dengan seluruh kegiatan Perusahaan yang meliputi: aktivitas Perusahaan, kebijakan, program kerja dan laporan terkini. Semua hal yang menyangkut kegiatan diatas masih dikerjakan secara manual dan memakan waktu yang cukup lama.
Kurangnya pengetahuan membuat perusahaan kurang mampu untuk membuat karyawan semakin kreatif dan melakukan gebrakan atau hal-hal yang sifatnya inovatif dalam hal mewujudkan visi dan misi perusahaan tersebut. Manajemen kurang memperhatikan hal-hal yang sifatnya menambah motivasi dan kemampuan karyawan dalam bekerja. Seperti melakukan pelatihan-pelatihan khusus bagi karyawan PT.TELKOM tersebut. Terang saja hal ini akan menurunkan citra perusahaan di mata pelanggan. Disamping itu dengan tidak adanya manajemen pengetahuan ini membuat PT.TELKOM kesulitan untuk memasarkan produk-produk mereka.
D.Setelah Menggunakan Knowledge Management System
Setelah PT.Telkom menggunakan Knowledge Management System, maka meningkatlah efektivitas dan produktivitas dari organisasi tersebut, keunggulan kompetitif organisasi. Dapat menjaga keberlangsungan organisasi dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat. Kinerja dan prestasi tinggi yang ditampilkan Telkom adalah untuk mendapatkan positioning yang kuat di benak stakeholder.
Saat ini, seluruh karyawan memperoleh kesempatan yang luas untuk menyampaikan ide, pengalaman, pengetahuan dan pembelajaran dalam bentuk tulisan yang dikelola Perusahaan dalam system pengelolaan pengetahuan yang disebutnya KAMPIUN. Setiap karyawan dapat berbagi pengetahuan dengan koleganya dengan cara mengunggah atau mengunduh melalui sistem, dimana dengan cara tersebut diharapkan dapat menjadi solusi atas beranekaragam permasalahan pekerjaan. KAMPIUN juga merupakan bank data (repository) pengetahuan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan karyawan yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan produktivitas dan kualitas pekerjaan.
Dengan adanya aplikasi ini para karyawan dapat menemukan dan mengakses seluruh informasi yang relevan yang mereka perlukan mengenai kegiatan administrative dan sumberdaya manusia perusahaan. Aplikasi portal pekerja ini juga menyediakan fasilitas untuk memperbarui data tertentu mengenai data diri mereka sendiri, seperti alamat rumah, rekening bank..
TELKOM kemudian memperkokoh manajemen pengetahuan dengan lebih bertumpu pada kekuatan kepemimpinan dan budaya Perusahaan. Penguatan kepemimpinan dan budaya dimaksud meliputi beberapa area yaitu budaya inovasi, modal intelektual, berbagi pengetahuan, pembelajaran organisasi dan pengetahuan pelanggan.
Disamping itu, dengan adanya portal internal di perusahaan PT.Telkom karyawan dapat berbagi informasi dan pengetahuan yang terkait dengan seluruh kegiatan Perusahaan meliputi: aktivitas Perusahaan, kebijakan, program kerja dan laporan terkini Perusahaan yang diperbaharui secara real time dan secara online dapat diakses oleh seluruh karyawan.Teknologi informasi dapat mengatasi kendala, yakni waktu proses. Karena jika dilakukan secara manual akan memakan waktu lama.
Apa yang dilakukan oleh PT. Telkom melalui KM adalah menerapkan aspek-aspek penting dari proses bisnisnya yang sangat terpengaruhi oleh teknologi digital(sarana untuk membentuk informasi), globalization (hilangnya batas negara),deregulation (bisnis tanpa batas), dan competition (persaingan).
Sharing knowledge yang dilakukan oleh PT Telkom tersebut berupa Conference & Workshop. Pada tahap ini proses knowledge management yang diterapkan yaitu proses eksternalisasi yang dilakukan pembicara terhadap peserta, kemudian peserta melakukan internalisasi dari pengetahuan eksplisit yang dimiliki oleh pembicara ke pengetahuan tacit seseorang. Adanya kegiatan sharing knowledge ini membuat karyawan akan semakin kreatif dan inovatif sehingga kemampuannya dalam menghasilkan produk atau melakukan pelayanan akan meningkat. Selain itu Telkom juga selalu melakukan pelatihan-pelatihan kepada karyawan untuk menambah kemampuan karyawan dalam bekerja.
Telkom sendiri dalam hal penggunaan knowledge management tools sudah baik, karena Telkom sudah memiliki situs resmi human capital & general affairs untuk memfasilitasi komunikasi antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan. Situs web ini memberi akses kepada karyawan untuk mencari kebijakan-kebijakan serta informasi lain yang terkait dengan SDM serta melakukan tanya jawab seputar masalah yang terkait dengan kebijakan SDM dan pelaksanaannya.
E.Penutup
Kesimpulan
Sebelum menggunakan Knowledge Management System, segala hal yang dilakukan karyawan dalam perusahaan tersebut sangat tidak efektif. Arus informasi yang terjadi di internal perusahaan terjadi begitu lambat dan kurang efisien. Juga proses edukasi dari pengelola SDM kepada karyawan menjadi lebih sulit. Disamping itu biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas dan knowledge SDM Tidak maksimal dan efisien
Setelah PT.Telkom menggunakan Knowledge Management System, maka meningkatlah efektivitas dan produktivitas dari organisasi tersebut, keunggulan kompetitif organisasi. Dapat menjaga keberlangsungan organisasi dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat. Kinerja dan prestasi tinggi yang ditampilkan Telkom adalah untuk mendapatkan positioning yang kuat di benak stakeholder.
Bentuk knowledge management yang dilakukan oleh PT Telkom yaitu sharing knowledge dalam bentuk conference dan workshop serta pelatihan-pelatihan bagi karyawan, hal tersebut dilakukan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam melakukan pelayanan atau menghasilkan suatu produk. Dari sisi penggunaan teknologi untuk penerapan knoledge management , PT Telkom sudah melakukannya dengan baik hal itu bisa terlihat dari adanya situs human capital & general affairs untuk memfasilitasi komunikasi antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan.
Sumber : http://www.scribd.com/doc/28363670/Review-Perusahaan-yang-menerapkan-KMS
http://ahmad46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/
Artikel Terkait
